Irodák nemzetközi költöztetése

Az irodai eszközök és berendezések áthelyezése még országon belül is kihívás elé állítja a vállalat tulajdonosait, hát még ha ez a költözés nemzetközivé is válik. Az iroda költöztetése elég sok dologban megegyezik egy magánlakás, vagy ház berendezésének költöztetésével, de sok ponton található benne speciális elem, amelyet néhány költöztető cég már elég régen felfedezett, épp ezért vannak kimondottan irodai költöztetésre specializálódott társaságok, akik ezeket a felmerülő vállalati szükségleteket is ki tudják elégíteni.

Olyan nagy feladatokhoz, mint például egy vállalkozás berendezésének másik országba történő áthelyezése, jól fel kell készülnie a tulajdonosoknak! A legjobb módszer erre sem más, mint hogy mindent a lehető legjobban megszerveznek. Először is már a  lehető leghamarabb érdemes az egész költöztetési műveletet megtervezni. Tekintettel arra, hogy az iroda áthelyezésére ritkán kerül sor hirtelen döntés által vezérelve, rengeteg idő lesz arra, hogy megtervezze az egész áthelyezési műveletet. Először is jó, ha készít egy naptár szerinti ütemtervet a költözéssel kapcsolatos tevékenységekről, amelyekről gondoskodnia kell a költöztetés napja előtt.

Ennek az ütemtervnek tartalmaznia kell:

• legalább két kijelölt válogatási és csomagolási napot – Természetesen ez a két nap függ attól, hogy mekkora az átköltöztetendő iroda mérete. Figyelembe kell venni, hogy sok időt vesz igénybe az összes irodai felszerelés megfelelő becsomagolása. Az ilyen akkurátus csomagolással soha nem szabad kapkodni, és megfelelő időt kell rá fordítani, hogy később mindent épségben tudjanak majd használni az új irodában is.
• állítsa be a dátumokat a jogi ügyek intézéséhez – ha sikeresen szeretné irodáját nemzetközi szinten áthelyezni, akkor jóval a költöztetés előtt az összes papírmunkát el kell intéznie, amely érinti a vállalkozást. Ilyen lehet például a székhelyváltoztatás, vagy új telephely bejelentése, a postai küldemények utánküldése, banki bejelentés a megváltoztatni kívánt új címről, stb.
• állítson be egy dátumot a búcsúpartijához  – Vállalkozásként lehet, hogy néhány kedves ügyfelétől és partnerétől búcsúzni kénytelen az új országba költözés miatt, vagy ha marad is itt fiókiroda, akkor már nem feltétlenül találkozhat velük rendszeresen többé. Érdemes éreztetni egy búcsúpartival, hogy az üzleti kapcsolat mennyire fontos volt Önnek.
• segélyhívó számok  –  Bár botorságnak tűnhet, de mindenképp érdemes írásban magánál tartania a rendeltetési ország segélyhívó számait. Ezen kívül fel kell írnia a költöztető iroda vagy a hajózási ügynökség számát a papírra, vagy határidőnaplóba. Fontos, hogy írásban is rendelkezzen az elérhetőségekkel, mert egy nemzetközi költözködés során sok minden előfordulhat. Például lehet, hogy lemerül a telefonja, és nem tudja azt feltölteni, vagy akár technikai csatlakozási hiba miatt nem tudja egy ideig használni azt az új országban.
• a költözés napja  – lehetőleg nagy vörös betűkkel megjelölve a naptárban.

Néhány tipp az iroda nemzetközi költözetéséhez:

• először is csomagoljanak el mindent, amiket ritkán használnak a munkatársak.
• tegyen biztonságosan mozgathatóvá minden irodai felszerelést – kapcsoljon ki mindent, és ellenőrizze, hogy a nyomtatók, a szkenner és más gépek mozgó alkatrészei le vannak-e ragasztva.
• csomagolja a kábeleket zsákokba  – jó ötlet, hogy ha ezeket nem ömlesztve teszi, hanem bezacskózva felcímkézve, vagy minden elektromos eszközhöz egyenként erősen hozzárögzítve a sajátját. Természetesen az a legjobb, ha minden elektromos eszköznek megvan az eredeti csomagolása, mert abban lehet a legbiztonságosabban szállítani a technikai eszközöket.
• mindent címkézzen  – Mindent!!!! Minden zsákos kábelt, minden tollat ​​és iratot fel kell címkézni! Ez segít az új iroda felállításában, amikor átköltözött az új országba.